Met de deadline voor belastingaangifte in het vooruitzicht is het verstandig om vast te beginnen met het organizen van je papieren. Lees hier je hoe je dit kunt aanpakken!
Ik gebruik voor een privéadministratie maximaal 13 categorieën, maar kijk vooral voor jezelf welke op jou van toepassing zijn. Je kunt ze ook op je computer creëren indien je je hele administratie wil digitaliseren. Gebruik ordners en tabbladen waar je makkelijk op kunt schrijven, of maak met een labelwriter labeltjes per tab. Zorg dat het aan de buitenkant ook duidelijk is welke onderwerpen in de ordner zitten. Onthou ook dat niet alles direct toegankelijk hoeft te zijn. Je kunt papieren die je nog formeel nog moet bewaren ook inbinden en bewaren in een archiefdoos op zolder. Hieronder zie je de meest voorkomende categorieën voor het sorteren van je archief:
1. Bankzaken
- Bankafschriften* (bewaartermijn 5 jaar)
- Creditcard afschriften
- Contracten (van leningen en rekeningen)
* Afschriften die je digitaal ontvangt moet je verplicht digitaal bewaren. Met andere woorden: krijg je jouw bankafschriften digitaal, dan mag je ze natuurlijk printen en in je papieren archief bewaren, maar…je moet ze ook digitaal kunnen overleggen, wanneer de Belastingdienst je daarom vraagt. Bij de meeste banken zijn digitale afschriften maar een beperkte tijd online te raadplegen en downloaden; 15 maanden is daarbij een gangbare periode. Dat betekent dus dat je digitale bankafschriften tijdig moet opvragen en thuis digitaal moet opslaan.
2. Werk / uitkering
bewaartermijn: 2 jaar
- Loonstroken
- Uitkeringsstroken
- Arbeidscontract
- Belangrijke correspondentie
- Arbeidsvoorwaarden
- Toekenning / beschikking UWV
3. Huis
bewaartermijn: 3 jaar
- Facturen
- Contracten
- Correspondentie m.b.t.
- hypotheek/huur
- verwarming
- telefoon
- internet
- gas, licht, water
- gemeentelijke heffingen
- WOZ waarde
- waterschapsbelasting
4. Verzekeringen
bewaartermijn: elk nieuw polis blad vervangt het oude overzicht
- Ziektekosten
- Rechtsbijstand
- Auto/brommer/scooter
- Inboedel/opstal
- Levens– en overlijdensrisico
5. Belasting
bewaartermijn: particulier 5 jaar, zakelijk 7 jaar
- DigiD codes
- Voorlopige aanslagen inkomstenbelasting
- Voorlopige teruggaven
- Huur- en zorg toeslag
- Loon jaaropgaven
- Jaaroverzichten van rekeningen
- Overzichten van aftrekbare posten zoals hypotheek en ziektekosten
6. Pensioen/spaarloon/levensloop
bewaartermijn: financiële overzichten altijd, opgebouwde rechten blijven bestaan
- Overzichten en correspondentie over opgebouwde rechten
- Extra pensioensparen
7. Kinderen
bewaartermijn: fiscale gegevens (jaaroverzichten) 5 jaar
- Kinderopvangtoeslag
- Kind gebonden budget
- Kinderbijslag
- Studiefinanciering
- Contracten en facturen kinderopvang
- Abonnementen
- Correspondentie school
- Alimentatie
8. Vervoer
bewaartermijn: APK en reparaties zolang het voertuig in je bezit is
- Rekeningen van reparaties
- Lidmaatschap ANWB
- Aanslagen motorrijtuigenbelasting
- APK papieren
- Verzekeringspapieren (indien je het hier logischer vindt dan bij verzekeringen algemeen)
- OV papieren en evt. afschriften
9. Administratie Diversen
bewaartermijn: zolang het abonnement/lidmaatschap duurt. Tip: let op de opzegtermijn, meestal worden abonnementen en lidmaatschappen stilzwijgend verlengd. Noteer uiterste opzegdata direct in je agenda zodat je ze niet vergeet.
- Abonnementen van kranten / tijdschriften
- Contributie / lidmaatschap van sportverenigingen
- Correspondentie over goede doelen (giften / donaties)
- Lotnummers, loterijen
- Huisdieren (inentingen)
10. Betaalde facturen
Voor sommigen werkt het beter om alle betaalde facturen bij elkaar te bewaren.
- Alle betaalde facturen per jaar, met de meest recente bovenop
11. Garantiebewijzen / Aankoopbonnen
bewaartermijn: zolang het product in bezit is
- Schrijf op de bon om welk artikel het gaat en voor wie je het wanneer gekocht hebt.
- Eventueel kun je een onderverdeling maken tussen
- Huishoudelijke apparaten
- Technische apparatuur (computer, camera, tablet, telefoon)
- Speelgoed
- Sieraden
12. Handleidingen / gebruiksaanwijzingen
bewaartermijn: zolang het product in bezit is
- overweeg om alleen het NL of EN deel van de gebruiksaanwijzing te bewaren
- Soms is het handiger om dergelijke boekjes in een archiefdoos te bewaren
- Eventueel kun je deze categorie samenvoegen met de bewijzen van puntje 11.
13. Sentiment
- Gebruik een archiefdoos per persoon voor het bewaren van bijvoorbeeld:
- Tekeningen
- Ansichtkaarten & brieven
- Uitnodigingen van feestjes
- Klassenfoto’s
HAPPY ORGANIZING!
